商务英语电子邮件

时间：2015-12-21 00:58:31 所属分类：微电子 浏览量:

[摘要] 本文简要介绍了商务英语电子邮件的格式，提出了邮件正文应该遵循的五C原则，即Correctness（准确）、Conciseness（简洁）、Complete（完整）、Clarity（清晰）和Courtesy（礼貌）原则。 [关键词] 商务英语 电子邮件 格式 五C原则 商务英语电子邮

[摘要] 本文简要介绍了商务英语电子邮件的格式，提出了邮件正文应该遵循的五C原则，即Correctness（准确）、Conciseness（简洁）、Complete（完整）、Clarity（清晰）和Courtesy（礼貌）原则。
　　[关键词] 商务英语 电子邮件 格式 五C原则
　　
　　商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90% 的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展，商务英语电子邮件的越来越受到重视，本文将着重探讨商务英语电子邮件的格式和应遵循的相关原则。
　　一、商务英语电子邮件的格式
　　常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题（Subject）。③称呼（Salutation）、开头（Beginning）、正文（Body）、结尾句（Ending）。④礼貌结束语（Complimentary Close）。⑤写信人全名（Writer’s Full Name）、写信人职务及所属部门（Writer’s Title and Department）、地址（Address）、电话号码（Tel）、传真（Fax）等。
　　其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用“Dear + Title”作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用“Dear + 全名”，如邮件为一封通函，则用“Dear All”作为邮件称呼；正文应结构清晰，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。
　　二、商务英语电子邮件应遵循的五C原则
　　商务英语电子邮件的正文应该遵循五C原则，即Correctness（准确）、Conciseness（简洁）、Complete（完整）、Clarity（清晰）和Courtesy（礼貌）原则。
　　1.准确原则
　　由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务管理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。
　　2.简洁原则
　　简洁原则是商务英语最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费者的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。
　　在具体中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。
　　另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P\C 表示piece，L\C表示Letter of Credit（信用证），FOB 表示Free on Board（离岸价格）。
　　例1. It is very difficult to sell manhole covers in France. This product must have the quality certificate issued in France.
　　例2. Price: FOB Shanghai USD 1.96\PC.
　　例3. Hope you can accept it.
　　例１中的两个单句具有明显的因果关系，但者并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件中十分常见。例２中缩略语的使用，例３中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。

　　3.完整原则
　　商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像报盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who, when, where, what, why和how。
　　4.清晰原则
　　商务英语电子邮件的要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：
　　(1)结构方面，尽量使用短段落。分段的格式使文章条理清晰，看起来更容易理解。必要时使用主题句，因为主题句的使用可以使邮件内容更加一目了然，否则，如果一篇较长的电子邮件通篇只有一个段落，即使用词简洁、准确，也会让读者产生厌倦，不愿读下去。
　　(2)词汇方面，用词要肯定准确，切忌使用语义模糊、模棱两可的词或词组, 以免产生歧义, 造成误解，延误商务沟通和贸易。
　　例1. The figures show a significant increase.
　　例2. We will deliver your goods soon.
　　例１中“significant”一词意为“明显的、不小的”，语义模糊，故可以用具体数字替换。例2中“soon”表示“不久、很快”，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。
　　5.礼貌原则
　　商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败, 买卖双方应十分注意措辞方式, 要婉转、礼貌, 使对方容易接受。在电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。
　　例1. If it is not for the larger orders we receive from a number of our regular customers, we could not have quoted for supplies even at that price.
　　例2. I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65,000 pieces.
　　例１中虚拟语气和例２中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很容易为对方接受。
　　三、结语
　　随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时，电子商务的普及，往往会让者忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的原则。
　　
　　参考文献：
　　[1]刘惠华:电子邮件语言的性质和文体[J].广东外语外贸大学学报，2004（2）
　　[2]李俊儒:商务英语电子邮件体裁分析[J].外语与外语教学，2007（7）
　　[3]何光明:商务英语电子邮件的[J].英语自学，2006（5）

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