浅析电子文件对档案业务管理工作的影响

时间：2019-10-08 10:09:40 所属分类：信息安全 浏览量:

一、电子文件的特点 1.电子文件载体的非直读性。储存在某种载体上的电子文件，在制作时是把可识别的文字、图形等输入计算机中转换成二进制代码来表示的，再加上信息密度极大，因此，其内容不能直接观看，只能是通过相应的计算机设备才能为人所看见。人们可以

　　一、电子文件的特点

　　1.电子文件载体的非直读性。储存在某种载体上的电子文件，在制作时是把可识别的文字、图形等输入计算机中转换成二进制代码来表示的，再加上信息密度极大，因此，其内容不能直接观看，只能是通过相应的计算机设备才能为人所看见。人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，所以也无法从字迹上分辨其某些特性。

　　2.对设备及标准的依赖性。电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，所以电子文件与计算机系统中的各种设备有着密不可少的关系，也可以说计算机是电子文件必不可少的前提和基础，这就决定了电子文件对设备的严重依赖性。这一特性，对电子文件保管和长期保存带来很多问题：例如设备发生故障、系统瘫痪、电子文件就读不出来;技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，就无法读取。由于设备的更新速度很快，即使电子文件的载体——磁记录介质与光盘等可以保存长久，但计算机硬件和软件早已更新换代，也可能造成文件不能被读出，这也体现了电子文件对设备的依赖件。

　　3.信息与载体的可分离性。纸质文件的内容与载体是密不可分的一个整体，电子文件存放位置不是固定的存储介质，而是可以变化，甚至从一种载体转换到另一种载体，其内容却不发生任何变化。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件的内容分解后分别通过不同的路径传递、存放在不同的地点不同设备的存储介质上，只是在需要时才临时把文件的内容装配起来。一份电子文件没有固定的载体，就很难通过载体来判定电子文件的原始性。

　　4.易修改、易复制性。电子文件在起草过程中或作其他处理时的突出优点是增删改十分容易，且改后不留如何痕迹。电子文件的易更改性给其归档后形成的电子档案保管工作带来了纸质文件所未遇到过的新问题，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。此外，网络上传递的电子文件有可能被非法截获或更改，为确保其安全、准确，需要我们在技术上做很多处理。从而使得电子文件具有易修改、易复制的特点。

　　二、电子文件的管理

　　1.电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也有所区别。在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中，我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门名称相互区别，或以文件录入者的姓名或代码相互区别。而内部网络中的计算机文件，就应当按行业，地区或系统相区别，然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调，也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

　　2.电子文件的检索。检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分来，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反应速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约机检速度。另一方面，电子文件也需要保密或限制利用。企业经营决策、长远规划、技术专利、客户管理文件、基本数据等不少信息属于企业内部机密，有些内容不允许外部人员知悉，有些可有偿利用。对于这一部分文件，一般的用密匙加以控制。

　　3.电子文件的鉴定与归档。电子文件在归档之前，要认真地进行鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来。其余电子文件就可以在机内删除。三、电子文件对档案业务管理工作的影响首先，传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。因此它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。第二，由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难规定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。实际情况与时代的发展需要，建立并不断健全档案管理体系，真正保证档案管理资料的真实可靠与齐全完整。

　　完善档案管理的制度。在制定与实施档案管理制度的时候，一定要切实做好以下几项：第一，有关档案管理制度的制定与实施一定要具有科学性与合理性，并且相应的规章制度也一定要符合所在单位档案管理的实际情况与特点，符合时代发展的大趋势;第二，实用简易。向可操作性、简易、实用方便的方向发展，最大程度发挥管理制度的规范与指导行作用;第三，利用制度的双向约束作用，更好地发挥对工作人员和领导的约束作用。这是由于，在某种意义上，领导自身的形象与行为在很大程度上对管理制度的贯彻执行有密切的影响，而工作人员是单位的重要组成部分，是管理制度的最大约束对象以及执行人员。

　　总而言之，随着现代化社会的发展，新时期档案管理工作进行了一系列的改革，其中机关档案管理得到了质的提升，大大提升了档案管理的效率与质量。但是，机关档案管理依然存在很多问题，影响了档案管理的高效发展，不利于机关档案管理的顺利进行。所以，要想有效提升档案管理的实际水平，就需要结合当前机关档案管理存在的主要问题，有针对性地制定切实可行的措施，规范档案的交接程序、真正重视档案管理工作，完善管理程序、完善档案管理的制度，这样才会获得突破性的进步，获得可持续性的发展。

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