移动智能终端电子文件管理关键问题探讨

时间：2019-12-26 10:25:32 所属分类：应用电子技术 浏览量:

【摘 要]对移动智能终端电子文件的特点进行分析，并对移动智能终端电子文件管理的关键问题进行探讨，指出研究移动智能终端电子文件的管理，是档案管理的新范畴，是档案信息化建设的重要手段，具有非常重要的时代性和现实性。 【关键词】移动智能终端;电子文

　　【摘 要]对移动智能终端电子文件的特点进行分析，并对移动智能终端电子文件管理的关键问题进行探讨，指出研究移动智能终端电子文件的管理，是档案管理的新范畴，是档案信息化建设的重要手段，具有非常重要的时代性和现实性。

　　【关键词】移动智能终端;电子文件管理;归档格式;元数据

　　1归档格式

　　《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)规定，“电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。”同时，电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定軟硬件、可转换、易于利用等性能。电子文件类型可分为文本文件、图像文件、图形文件、音频文件、视频文件、数据库文件、版式文件、网页文件等，对文本类、录像类、照片类文件的归档格式做出了说明：

　　(1)电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、RTF、WPS DOCXJPG、TIF，PNG等通用格式归档。

　　(2)照片类电子文件以JPG，TIF等格式进行归档;录音类的电子文件以MP3，WAV等格式进行归档;录像类的电子文件大都以AVI，FLV，MPG、MP4等格式进行归档，珍贵且需永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件。

　　(3)公务邮件类电子文件以EML格式进行归档，社交媒体属性类、网页类电子文件大都以HTML.格式进行归档。

　　2元数据标准

　　元数据通常是描述文件的内容、相关的背景、文件的结构及整个管理过程的数据。元数据能够全面、系统地描述电子文件，保证了电子文件的真实性、可用性、完整性，并支持文件信息的查询与组织，支持对流程优化与集成的管理，便于对电子文件全程进行控制。电子文件管理元数据是电子文件管理的

　　“命脉”，是电子文件管理中保证电子文件的凭证价值不可缺少的关键，这已成为国际文件与档案领城界的共识。《信息与文献文件管理过程文件元数据第一部分：原则》(GB/26163)中对元数据的创建、管理及应用进行了规范。国家档案局于2009年、2014年、2017年先后发布《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)、《照片奏电子档案元数据方案》(DA/T54-2014)及《录音录像类电子档案元数据方案》

　　(DAT63-2017)。各省市也陆续出台了元数据管理方案，方案中对元数据元素的设定数量均比较多，以文书类档案元数据方案为例，江西省、辽宁省、天津市、青岛市等都均出台了多项方案。

　　对于移动智能终端设备所形成的每一种类型的电子文件，不仅要规定其归档格式，而且要分别形成元数据方案，以保证电子文件的完整性、可用性、真实性和安全性。目前，我国尚未针对移动智能终端电子文件制定元数据标准方案，其标准应充分考虑移动智能终端形成的图像类电子文件的特性，并结合国家档案局发布的《照片类电子档案元数据方案》(DA/T54-2014)

　　3真实性保证

　　移动智能终端的电子文件基本实现了本地化保存，存储于终端设备之中，在移动智能终端电子文件的收集、归档和长期保存过程中，电子文件可能面临的信息安全风险主要来自1于以下方面：

　　3.1网络的安全风险

　　网络安全是信息安全的重要因素之一。网络设施和网络的结构都非常复杂，在移动智能终端进行电子文件的保存、传榆和管理存在很多安全隐患，同时在基于移动互联的网络服务过程中也会有较多的风险。移动智能终端面临时刻都可能存在黑客入侵、各类病毒、未授权或异常访问、非法入侵等威胁，对电子文件在移动互联网络中流转安全性带来了较大的考验。

　　3.2系统的安全风险

　　基于移动智能终端的信息系統，其安全运行才能保障电子文件的顺利使用，由相应的软件和配套的硬件构成。它可以满足电子文件的产生、保存、传输和利用，是移动智能终端电子文件的全生命周期管理的数字生态环境。硬件故障、軟件bug、病毒入侵、恶意的攻击等都会引起系统受损甚至被破坏，致便建立在系統之上的电子文件信息安全属性遭到破坏，电子文件不能正常使用。

　　4结语

　　移动智能终端电子文件的管理是一项复杂的工程。本文着重研究电子文件的归档格式，并对元数据标准进行定义，同时研究在收集归档及长期保存过程中如何保证电子文件的真实性等问题。而目前电子档案在移动智能终端上的应用还不太成熟，在收集方面，由于移动智能终端的数量已远远大于传統电脑，而传統的档案收集基本依赖电脑设备，这大大限制了档案收集的渠道;在保存和利用方面，由于移动智能终端具有更新快、易丢失、安全性差等特点，尚缺乏对档案数据长期保存和有效利用的手段;在安全方面，由于移动智能终端系统的开放性特点，存在较大的安全隐悲。因此，移动智能终端电子文件的管理为档案信息化建设开拓了新的思路。

　　参考文献

　　[1]常英贤，陈广勇，等.移动网络安全防范技术研究[J信息网络安全，2016(4)：76-81.

　　[2]蒋余芬.可信环境下电子文件归档研究[J]档案与建设，2016(4)：33-34.

　　《移动智能终端电子文件管理关键问题探讨》来源：《通讯世界》，作者：蒋余芬。

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