校院两级管理模式下的学生档案管理

时间：2019-04-18 11:26:22 所属分类：教育管理 浏览量: 153

摘 要 完整的学生档案不仅能翔实记录学生培养全过程，还能反映学生综合素质能力，增强大学生就业竞争力。高校應当贯彻执行《高等学校档案管理办法》，把学生档案管理权限移交高校档案部门，创新理念和方式，健全学生档案管理体制，规范学生档案管理程序，促

　　摘 要 完整的学生档案不仅能翔实记录学生培养全过程，还能反映学生综合素质能力，增强大学生就业竞争力。高校應当贯彻执行《高等学校档案管理办法》，把学生档案管理权限移交高校档案部门，创新理念和方式，健全学生档案管理体制，规范学生档案管理程序，促进学生档案管理规范化、科学化、现代化。

　　关键词 高等学校 校院两级管理 学生档案 规范化

　　高校毕业生的就业形势日趋严峻，就业压力不断加大。各高校为提高毕业生就业竞争力，不断改革教学内容和教学计划，以市场需求为导向，适时调整人才培养方案，更加注重大学生综合素质培养环节。社会实践、心理健康教育、科技和文化创新活动等课堂以外的学习和活动越来越多[1]130，以形成独具特色的教学内容和教学模式，增强毕业生的市场竞争力。在教学活动中，各高校比较重视人才培养的效果和结果，可是对学生参与教学学习与研究、教学实践、教学竞赛、科技创新等活动的记录却没有完整地保存，造成学生档案不能反映教学活动全貌，不能反映人才培养全过程，影响用人单位对毕业生的全面考察。

　　为规范管理学生档案，2008年，教育部和国家档案局印发实施了《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)，首次提到把学生档案纳入高校档案部门的归档范围，体现了对学生类档案的充分重视，意味着学生类档案交由高校档案部门集中统一管理，这对解决当前高校中普遍存在的学生档案管理松散的局面提供了法规依据。

　　高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，对档案的管理有一整套成熟、完善、系统的方法理论指导、科学分类体系和实践应用基础。学生档案的主要形成单位是学院，因此对学生档案的管理可结合校院两级管理体制改革，建立档案部门和各学院责权统一、职责分明、管理规范、运行有序的管理体制，进行有序整理、科学管理、及时利用、准确传递，推动学生档案管理向科学化、规范化、现代化方向迈进。

　　一、健全管理体制，构建学生档案管理完整体系

　　1.完善学生档案领导体制。距《办法》印发实施已过去十年，据笔者了解，安徽省各高校学生档案由档案部门来管理的只有寥寥几家，大部分高校学生档案仍分别由学生处、教务处、人事处或各院系等单位保管。这种混乱的管理状况极易造成学生档案错装、漏装，甚至丢失。高校必须明确学生档案的主管单位是档案部门，这是因为档案部门是专门保管和提供利用学校档案的专业机构，有《档案法》等法律法规约束监督，有档案专业技术队伍，对各类档案都制订有专门的业务管理规范。同时要划分出形成学生档案的其他相关部门的职责范围，做到分工明确，各尽其责。学生档案应遵循部门立卷、集中统一管理的原则。档案部门主管全校学生档案，对各学院学生档案材料的收集、整理、归档进行业务指导、安全保管、提供利用、及时转递。各学院设立分档室，负责接收新生档案，按照归档范围和要求收集在校生档案并定期向档案馆移交，确保学生档案的完整与安全。

　　2.制订专门的学生档案业务规范。我国发布的《普通高等学校学生管理规定》对高校学生管理，如学籍管理、课外活动、奖励与处分等作了比较明确的规定，对学生档案管理提及较少。此外，《办法》虽然把学生档案纳入高校档案部门的归档范围，但并没有涉及学生档案的具体管理。截至目前，国内尚没有一项专门的学生档案管理规定。因此，档案部门非常有必要依据相关法律法规，结合学校实际制订学生档案管理规范，对学生档案收集范围、归档流程、材料质量、整理要求、利用程序、安全保密、实体保管与转递办法等作出全面、清晰、可操作的规定，使学生档案管理有法可依、有章可循[2]139，让学院有计划、有步骤地收集归档。

　　3.建立一支稳定的档案工作队伍。档案管理人员素质水平是做好学生档案管理和保证服务质量的决定性因素，是实现学生档案管理规范化、标准化的关键。学生档案具有科学的分类和整理体系，高校应为档案部门增加编制，设立专业技术岗位，由具有档案学教育背景的专人负责管理学生档案。此外，要落实档案部门与学院协同配合的工作机制，建立一支以档案部门为主体、各学院办公室主任为辅助、专兼职人员组成的学生档案管理队伍。档案部门要努力创造条件，给学生档案管理人员提供机会和时间参加业务培训和学术研究，以提高业务水平。要经常面向兼职档案员开展专题培训，广泛宣传档案法规，增强全校人员的档案意识，提高归档质量。

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